Rollen und Verantwortlichkeiten im Datenschutz beschreiben, wer innerhalb einer Organisation welche Aufgaben, Befugnisse und Pflichten beim Umgang mit personenbezogenen Daten hat. Ziel ist es, die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) einzuhalten und den Schutz personenbezogener Daten sicherzustellen.

Geschäftsführung

Gesamtverantwortung für Datenschutz-Compliance
Bereitstellung von Ressourcen und Prozessen
Risikomanagement

Fachbereiche / Datenverantwortliche

Rechtmäßige Verarbeitung sicherstellen
Datenminimierung beachten
Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten pflegen

IT-Abteilung

Technische und organisatorische Maßnahmen umsetzen
Zugriffsrechte verwalten
Datensicherheit gewährleisten
Backup- und Löschkonzepte umsetzen

Datenschutzbeauftragter

Beratung und Kontrolle
Datenschutz-Folgenabschätzungen begleiten
Ansprechpartner für Betroffene und Behörden

Mitarbeitende

Datenschutzrichtlinien einhalten
Datenschutzvorfälle melden
Vertraulich mit personenbezogenen Daten umgehen

Aufgabe

Geschäftsführung Fachbereich IT DSB
Neue Verarbeitung einführen G F K K
Verzeichnis pflegen G F K K
Technische Schutzmaßnahmen G K F K
Betroffenenanfragen bearbeiten G F K K
Datenschutzschulungen G K K F

Legende:

F = Führt aus
G = Gesamtverantwortung
K = Konsultiert

Beispiele

Beispiel 1: Personalabteilung

Situation: Ein neuer Mitarbeiter wird eingestellt.

Personalabteilung (Verantwortlicher Fachbereich):
Erfasst Name, Adresse, Bankverbindung.
Informiert den Mitarbeiter über die Datenverarbeitung.
IT-Abteilung:
Richtet Benutzerkonto und Zugriffsrechte ein.
Datenschutzbeauftragter:
Berät zur datenschutzkonformen Speicherung der Personaldaten.

Beispiel 2: Marketing-Kampagne

Situation: Newsletter-Versand an Kunden.

Marketing:
Holt die Einwilligung der Kunden ein.
Verwaltet die Empfängerliste.
IT:
Stellt die Sicherheit des Newsletter-Systems sicher.
Datenschutzbeauftragter:
Prüft Einwilligungstexte und Prozesse.

Beispiel 3: Datenschutzvorfall

Situation: Eine Excel-Datei mit Kundendaten wird versehentlich an den falschen Empfänger gesendet.

Mitarbeiter:
Meldet den Vorfall sofort.
Fachbereich:
Dokumentiert den Vorfall.
Datenschutzbeauftragter:
Bewertet das Risiko für die Betroffenen.
Geschäftsführung/Verantwortlicher:
Entscheidet über eine Meldung an die Aufsichtsbehörde innerhalb der gesetzlichen Fristen.
Merksatz
Geschäftsführung: trägt die Gesamtverantwortung.
Fachbereiche: verarbeiten die Daten korrekt.
IT: schützt die Daten technisch.
Datenschutzbeauftragter: berät und überwacht.
Mitarbeitende: halten die Regeln im Alltag ein.