Datenschutz schützt die Privatsphäre und die Rechte von Menschen. In unserem Arbeitsalltag verarbeiten wir häufig personenbezogene Daten – zum Beispiel von Kundinnen und Kunden, Mitarbeitenden, Lieferanten oder Geschäftspartnern.

Ein verantwortungsvoller Umgang mit diesen Daten schafft Vertrauen und hilft, rechtliche Vorgaben einzuhalten. Datenschutz ist deshalb eine gemeinsame Aufgabe aller Beschäftigten.

Datenschutz bedeutet, personenbezogene Daten so zu verarbeiten, dass die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen geschützt werden.

Dabei gilt:

• Daten nur für einen rechtmäßigen Zweck verwenden.
• Nur die Daten verarbeiten, die tatsächlich benötigt werden.
• Daten vor unbefugtem Zugriff schützen.
• Verantwortungsbewusst mit Informationen umgehen.

Datenschutz betrifft viele tägliche Situationen, zum Beispiel:

• Versand von E-Mails
• Telefonate mit Kundinnen und Kunden
• Umgang mit Personal- oder Kundendaten
• Arbeiten im Homeoffice
• Nutzung von Laptops, Smartphones und USB-Sticks
• Aktenablage und Dokumentenvernichtung.

Bereits kleine Unachtsamkeiten – etwa eine E-Mail an den falschen Empfänger oder ein ungesperrter Bildschirm – können zu Datenschutzverletzungen führen.

Technische Schutzmaßnahmen allein reichen nicht aus. Ein wirksamer Datenschutz hängt auch vom Verhalten aller Mitarbeitenden ab.

 Jede und jeder trägt dazu bei,

• personenbezogene Daten zu schützen,
• Risiken frühzeitig zu erkennen,
• Datenschutzverletzungen zu vermeiden und bei Unsicherheiten rechtzeitig nachzufragen.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Beispiele:

• Name und Vorname
• Anschrift
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse
• Geburtsdatum
• Personalnummer
• Kundennummer
• Kfz-Kennzeichen
• IP-Adresse
• Fotos und Videos
• Bankverbindung

Diese Daten genießen einen besonders hohen Schutz:

•  Gesundheitsdaten
• Diagnosen und Befunde
• Arztbriefe
• Laborwerte
• Röntgen- oder MRT-Bilder
• Medikationspläne
• Angaben zu Allergien
• Informationen über Behinderungen oder Pflegebedürftigkeit
• Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (sie enthalten Gesundheitsinformationen)
• Impfstatus

Gesundheitsdaten sind immer personenbezogene Daten – und wegen ihrer Sensibilität besonders schutzwürdig. Deshalb dürfen sie nur mit besonderer Sorgfalt und auf einer gültigen Rechtsgrundlage verarbeitet werden.

• biometrische Daten (z. B. Fingerabdruck)
• genetische Daten
• religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen

Nicht jede Angabe mit Bezug zu Religion ist automatisch ein sensibles Datum. Entscheidend ist, ob daraus die religiöse oder weltanschauliche Überzeugung einer Person hervorgeht.

• politische Meinungen
• Gewerkschaftszugehörigkeit
• Daten zur sexuellen Orientierung

Die DSGVO versteht unter Verarbeitung nahezu jeden Umgang mit personenbezogenen Daten.

Dazu gehören unter anderem:

• Erheben
• Erfassen
• Speichern
• Ordnen
• Verändern
• Auslesen
• Verwenden
• Übermitteln
• Löschen
• Vernichten

Merke:

Schon das Öffnen, Lesen oder Weiterleiten einer Datei kann eine Verarbeitung sein.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten muss stets nach diesen Grundsätzen erfolgen:

1 - Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz

Personenbezogene Daten dürfen nur auf einer gültigen Rechtsgrundlage verarbeitet werden. Die Verarbeitung muss nachvollziehbar und transparent sein.

2 - Zweckbindung

Daten dürfen nur für den Zweck verwendet werden, für den sie erhoben wurden.

Beispiel:
Eine E-Mail-Adresse, die für die Rechnungsstellung erhoben wurde, darf nicht ohne passende Rechtsgrundlage für Werbung genutzt werden.

3 - Datenminimierung

Es dürfen nur die Daten erhoben und verarbeitet werden, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind.

4 - Richtigkeit

Personenbezogene Daten müssen sachlich richtig und aktuell sein. Fehlerhafte Daten sind zu berichtigen oder zu löschen.

5 - Speicherbegrenzung

Daten dürfen nicht länger gespeichert werden, als es für den Zweck oder aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.

6 - Integrität und Vertraulichkeit

Personenbezogene Daten müssen durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor Verlust, Missbrauch oder unbefugtem Zugriff geschützt werden.

7 - Rechenschaftspflicht

Die verantwortliche Stelle muss nachweisen können, dass die Anforderungen der DSGVO eingehalten werden.

Die DSGVO stärkt die Rechte der Menschen, deren Daten verarbeitet werden.

 Zu den wichtigsten Rechten gehören:

• Recht auf Auskunft
• Recht auf Berichtigung
• Recht auf Löschung ("Recht auf Vergessenwerden")
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit
• Widerspruchsrecht
• Recht, eine Einwilligung jederzeit zu widerrufen (wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht)

Jede AMAG Mitarbeiter trägt dazu bei, dass die Vorgaben der DSGVO eingehalten werden.

 Das bedeutet insbesondere:

• personenbezogene Daten vertraulich behandeln,
• nur auf Daten zugreifen, die für die Arbeit erforderlich sind,
• Sicherheitsvorgaben beachten,
• Datenschutzverletzungen unverzüglich nach den internen Meldewegen melden.

Dieser Leitsatz fasst die zentralen Anforderungen der DSGVO für den Arbeitsalltag zusammen.

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